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Gestão de projetos: entenda tudo sobre a área e a profissão

Você sabe a importância da gestão de projetos? Da realização de um evento ao desenvolvimento de uma ferramenta, todo escopo precisa de alguém que administre as atividades e garanta o cumprimento do plano.

Pense em uma festa de casamento, por exemplo. Os esforços de diversos profissionais — organizadores de bufê, DJ, florista etc. — são necessários para que tudo ocorra com perfeição e, para ter certeza que tudo sairá de acordo com o planejado, deve existir pelo menos uma pessoa responsável pela coordenação. Em uma empresa, acontece algo similar, já que os gestores precisam lideram as equipes de maneira a assegurar que o trabalho seja realizado no prazo e com bons resultados.

Tem interesse nesse tipo de gerenciamento? Neste texto, você vai descobrir as informações mais relevantes sobre a área, como: o que é e para que serve a gestão de projetos, as áreas de atuação do gestor, os benefícios de investir em uma carreira no setor e as características que esse profissional precisa ter. Continue a leitura e entenda tudo que você precisa saber sobre o tema!

1. O que é gestão de projetos?

Você sabe o que o termo significa? De forma simples, a gestão de projetos nada mais é do que o uso de técnicas, habilidades e ferramentas com o intuito de garantir o sucesso de um empreendimento. Achou confuso? Então, vamos explicar primeiro exatamente o que é um projeto para que ficar mais fácil de assimilar o conceito.

Mas, o que é um projeto?

Um projeto é, basicamente, um esforço temporário com um objetivo, seja desenvolver um produto, reestruturar um serviço ou obter algum resultado específico planejado. Um exemplo individual é quando você decide fazer uma viagem ou escrever um livro. Nesse caso, há um desejo, cria-se um plano e, com a dedicação necessária, chega-se à realização.

Nas empresas, o mesmo princípio se aplica. A diferença é que as ações serão voltadas para o alcance de um resultado corporativo e envolvem um esforço coletivo. Alguns exemplos de projetos são a elaboração de um novo produto, o desenvolvimento de um software, a criação de uma campanha publicitária e a expansão de uma empresa para um novo mercado.

Assim, um projeto não é como uma operação de rotina. Há um objetivo específico que deve ser conquistado, muitas vezes, com o auxílio de pessoas de diversos departamentos e organizações que se juntam para concluir essa meta.

Tem dúvida se algo se encaixa ou não como um projeto? De maneira geral, as características desse recurso são:

  • ter início, meio e fim — há um prazo para iniciar e terminar, sendo temporário;

  • precisa ser planejado, fiscalizado e concretizado;

  • deve entregar um resultado, um produto ou um serviço;

  • necessita de um plano com etapas e evolução progressiva;

  • abarca diversos profissionais;

  • possui recursos limitados.

O que é o gerenciamento de projetos, afinal?

Nesse contexto, a gestão de projetos são esforços para conquista de uma meta específica, com um orçamento e um cronograma que foram determinados anteriormente. O gerenciamento envolve todas as etapas até o alcance dos resultados. Do planejamento à finalização, passando pelo controle das atividades e pela efetuação do proposto.

Além disso, é função da gestão cuidar das mudanças e imprevistos que aconteçam ao longo do projeto de maneira a controlar as adversidades da melhor forma possível para evitar o aumento excessivo de custos e garantir que os prazos sejam cumpridos. Dessa forma, o administrador deve cuidar para que tudo seja eficiente e rentável.

Quais as etapas de um projeto?

Para garantir a finalização de um plano, um gestor precisa agir em todas as etapas do projeto. São elas:

Iniciação

Todo projeto tem um objetivo e uma motivação. Assim, antes de começar, deve-se determinar as razões para aquele empreendimento existir e sua viabilidade. Além de uma previsão de recursos, as premissas e as limitações precisam ser documentadas para análise e aprovação do escopo. Qualquer iniciativa deve ser alinhada às necessidades e às metas da empresa, bem como contarem com um resultado esperado.

Planejamento

A segunda etapa é o planejamento. Nessa parte, a equipe responsável determina como o roteiro vai se desenvolver. Para isso, coleta-se os dados fundamentais e define-se um cronograma com os prazos de entrega de cada resultado necessário até a conclusão do projeto. Custos também são determinados nesse momento e as atividades são repartidas entre os colaboradores.

Execução

Como já diz o nome, nessa fase, é hora de pôr a mão na massa. Ou seja, colocar prática o que foi estipulado. Para isso, o gestor precisa mobilizar a equipe e coordenar os trabalhos. Deve existir uma integração entre os colaboradores de maneira em que as atividades de cada um permita a conquista de um ótimo resultado.

Ademais, imprevistos podem surgir e, assim, mudanças no planejamento podem ser exigidas. Daí a importância da gestão que deve calcular riscos, procurar formas de equilibrar as taxas de produtividade e readequar o plano. Essa etapa demanda diversos recursos materiais, financeiros e humanos.

Controle e monitoramento

Um papel fundamental do gestor é o monitoramento e o controle do projeto. Em todas as etapas, mas, sobretudo na fase de execução, deve existir um acompanhamento do trabalho realizado pelos funcionários. A intenção é medir e verificar se as atividades estão sendo desenvolvidas de acordo com o que foi planejado.

Com isso, a pessoa responsável pela gestão pode aplicar medidas que resolvam ou evitem problemas e, assim, manter a qualidade do projeto. Relatórios de performance e desempenho também são elaborados para um controle e uma futura avaliação da iniciativa.

Encerramento

Após a conclusão, os resultados devem ser analisados e o sucesso do projeto deve ser avaliado. Uma gestão adequada nas etapas anteriores garante um desfecho satisfatório. Caso erros tenham sido cometido durante os processos, a identificação dos problemas e soluções pode evitar que esses equívocos se repitam em outras ações.

2. Para que serve a gestão de projeto?

A função do gerenciamento de projetos é, de maneira geral, garantir a conclusão das atividades com sucesso. Para tanto, o gestor — ou a gestora — deve administrar as equipes sobre seu comando de modo que as etapas sejam cumpridas dentro dos prazos e custos determinados.

No entanto, para que um projeto seja considerado bem-sucedido não basta que haja atenção ao cronograma e ao orçamento, os resultados alcançados também precisam ser satisfatórios para a empresa ou o cliente.

Na área corporativa, a gestão de projetos vem ganhando espaço, pois, as empresas têm observado a necessidade um conhecimento mais aprofundado em gerenciamento que fundamente as ações do profissional e permita a elaboração de estratégias para a execução das etapas de maneira mais eficaz.

Uma boa gestão permite a redução de retrabalho, a diminuição do desperdício e restringe a perda de foco causada pela desorganização, sendo essencial para qualquer empreendimento que queira se destacar em um mercado tão competitivo.

Aliás, é exatamente esse ambiente concorrido que tem possibilitado o crescimento da área, já que as empresas estão sempre desenvolvendo novos projetos alinhados aos objetivos da instituição com o propósito de se destacar da concorrência. Dessa forma, o profissional de gestão se tornou valioso para as organizações.

3. Quais os benefícios de ser um gestor de projetos?

Você já entendeu as vantagens que a boa gestão traz para a empresa como diminuir os riscos de insucesso de uma iniciativa e evitar o retrabalho. Para o profissional, ser gestor de projetos também oferece benefícios como possibilidade de mudar de carreira e remunerações atrativas. Veja alguns motivos para se especializar na área:

Aperfeiçoamento das suas habilidades

Ainda que seja difícil criar uma rotina para trabalhar e estudar, fazer uma pós-graduação em gerenciamento de projetos permite que você desenvolva e aprimore competências profissionais. Os conhecimentos na área também são adquiridos com a prática, que envolve oportunidades desafiantes de melhoria de habilidades como tomada de decisão, avaliação de riscos e gestão de pessoas.

Possibilidade de alcançar salários mais altos

Um grande atrativo da área são as remunerações elevadas. Em média, o salário de um gestor de projetos é R$ 7 mil. No entanto, profissionais mais bem colocados podem ganhar mais de R$ 15 mil reais por mês. Esse cargo de liderança é uma alternativa para os mais ambiciosos.

Chance para se destacar no mercado

Para que procura uma recolocação profissional ou uma mudança de setor, uma especialização em gestão de projetos é uma ótima opção para se sobressair no mercado de trabalho. Essa formação possibilita o desenvolvimento de capacidades relevantes de liderança, gerenciamento de recursos e negociação.

As empresas já perceberam a relevância da área e começaram a investir mais no treinamento de colaboradores. Contudo, ainda não é tão expressivo o número de profissionais com essa especialização. Com isso, você sai na frente de outros candidatos.

Expectativa de crescimento na empresa

Mesmo para quem não quer mudar de organização, fazer um MBA e se tornar um gestor pode levar o profissional a subir de maneira mais rápida na empresa. Pois, com a obtenção de habilidades gerenciais, você estará mais preparado quando surgir oportunidades em cargos de liderança na sua instituição.

4. Quais são as áreas de atuação na gestão de projetos?

Qualquer empresa, incluindo as públicas, precisam desenvolver projetos ao longo do tempo. Assim, os profissionais especializados nesse campo de estudos podem encontrar oportunidades na mais diversas áreas de atuação.

Em um projeto, um gestor atua desde momento da construção do escopo, passando pela avaliação dos riscos e pela integração das equipes, e finalizando na análise dos resultados. É responsabilidade desse profissional mediar e acompanhar cada etapa, sendo essencial para as organizações que usam essa metodologia para se estruturar.

A demanda por profissionais está em em alta no mercado, com cada vez mais empresas buscando pessoas qualificadas para gerenciar projetos. Alguns exemplos segmentos que costumam contratar gestores são, por exemplo:

  • instituições financeiras;

  • empresas de engenharia;

  • organizações de pesquisa;

  • empresas de tecnologia;

  • instituições governamentais;

  • indústrias;

  • petrolíferas;

  • mineradoras;

  • setor agrícola;

  • indústrias;

  • entre outras.

5. Quais são as principais atividades de um gestor de projetos?

Esse profissional trabalha em todas as etapas do projeto, do início até a conclusão. Confira algumas atividades que são executadas por um gestor na área:

Avaliar os riscos do projeto

Logo quando surgir a ideia de um projeto, os riscos devem ser avaliados para decidir se vale a pena levar a iniciativa adiante. Para isso, o gestor precisa observar as influências que possam interferir no empreendimento e antever possíveis ameaças que impeçam o sucesso da ação.

Definir os recursos necessários

Antes de começar qualquer projeto, é necessário fazer um plano com um escopo bem delineado. Assim, o profissional deve calcular os custos com materiais e os recursos humanos que vão ser utilizados durante a execução. Essa previsão serve para determinar a viabilidade da iniciativa e para haver um controle do orçamento, assim, evita-se gastos excessivos.

Planejar as atividades

Para chegar ao sucesso de um projeto, deve-se fazer uma divisão das atividades por etapas. Desse modo, o gestor deve definir metas intermediárias que levarão ao objetivo principal. Cada fase incluirá uma ação que vai aproximar a equipe do resultado desejado.

Para isso, é necessário criar um cronograma com prazos para cada atividade. Além disso, as ações deve ser divididas de forma que cada pessoa saiba quais são as suas responsabilidades. Assim, fica mais fácil realizar o monitoramento e a cobrança das entregas.

Acompanhar e controlar a execução

Essa é uma das funções mais importantes do gestor. O profissional precisa realizar o acompanhamento das tarefas e avaliar o progresso dessas atividades, de acordo com as metas determinadas para cada etapa.

Caso haja atrasos ou baixa nos padrões esperados, deve-se realizar mudanças que garantam a manutenção da qualidade do projeto e o cumprimento do que foi estabelecido no planejamento. Pode ser necessário fazer um alinhamento da equipe ou efetuar ações que tenham como objetivo melhorar o desempenho, por exemplo. O monitoramento e o controle devem ser mantidos até o final.

Motivar a equipe

Outra atividade desse profissional é a gestão de pessoas. O administrador deve não só promover a comunicação entre os colaboradores como também motivar os envolvidos no projeto. Ainda que haja problemas ou dificuldades, cabe ao gestor pensar em formas de manter o engajamento dos funcionários.

Analisar os resultados

Quem pensa que o trabalho de um gerente acaba com o encerramento do projeto, se engana. Após a conclusão, é o momento de avaliar os resultados obtidos e registrar as lições aprendidas para que as informações sejam aproveitadas em iniciativas similares no futuro. A análise é relevante para evitar a repetição de erros e determinar se a empreitada foi bem-sucedida.

6. Quais são as características essenciais de um gestor de projetos?

Para atuar nesse âmbito, não é necessário ter um diploma de uma área de formação específica. Profissionais oriundos dos mais diversos cursos como administração, engenharia, comunicação social, relações internacionais e tecnologia de informação têm encontrado espaço na gestão de projetos.

Na verdade, esse profissional precisa ter uma visão multidisciplinar e muita flexibilidade para gerenciar as ações. Para quem tem interesse em se especializar na área, o mais indicado é fazer uma pós-graduação em gerenciamento de projetos.

Além de ser altamente competente e adquirir conhecimentos de gestão, se você deseja atuar nesse segmento, é importante desenvolver algumas habilidades, como:

Responsabilidade e comprometimento

Mais do que tudo, o profissional precisa ser responsável, pois é a pessoa que encarregada de coordenar os esforços dos colaboradores e levar adiante o projeto. Além disso, também deve ter comprometimento com prazos e ser capaz de agir em momentos decisivos.

Liderança

Para quem gosta de inspirar pessoas e liderar grupos, o gerenciamento de projetos é uma área perfeita. Pois, oferece boas oportunidades de treinar a capacidade de liderança e de trabalhar sobre pressão. É fundamental que o gestor seja capaz de mobilizar as pessoas para cumprir o que foi planejado e conseguir bons resultados. Lembre-se que ser um bom líder é mais do mandar, é angariar o apoio dos colaboradores com respeito e carisma.

Negociação

Outra habilidade importante é a negociação. Para isso, o profissional deve ter paciência e flexibilidade, já que precisa lidar com diversas pessoas, como colaboradores e diretores, muitas vezes tendo que convencer outros a executarem ações em prol do coletivo. Assim, é essencial que o gestor treine sua capacidade de negociar para conseguir gerenciar os recursos do modo mais produtivo possível.

Organização

Também é fundamental ser organizado para exercer um cargo na área, uma vez que o profissional deve cumprir prazos e administrar as etapas do plano. Assim, o gestor deve ter uma boa noção de organização do tempo e das atividades. Além disso, também é essencial que seja uma pessoa disciplinada para que consiga acompanhar os projetos e não se perca no cronograma.

Empatia

Como o gestor lida diretamente com pessoas, deve ter empatia para assegurar um bom desenvolvimento do projeto. Um bom líder consegue se colocar no lugar dos outros e tenta entender as motivações dos colaboradores para, a partir disso, pensar na melhor solução para um problema. Exercite essa habilidade e lembre-se de manter sempre o respeito por todos.

Comunicação

Em qualquer iniciativa, a comunicação é decisiva. Desse modo, é fácil perceber a importância de ser capaz de se comunicar de maneira objetiva e empática. O gestor deve manter um diálogo aberto e transparente com os colaboradores, de forma que haja um incentivo à troca de ideias e opiniões, sempre com a execução do projeto em foco.

Persistência

Em um projeto, diversas atribulações podem ocorrer e atrasar a conclusão. Dessa forma, o profissional deve ser persistente e não se deixar abater com os desafios que surgirem. Ainda que a execução de uma iniciativa seja difícil, lembre-se que os resultados serão gratificantes. Por isso, vale a pena ter persistência. No entanto, não confunda o termo com teimosia. A intenção não é insistir no que não está dando certo, mas procurar soluções diferentes para dar continuidade ao plano.

Gestão de crises

Por fim, o gestor também deve ser capaz de lidar bem em situações de crises. Desafios existirão a todo momento em um projeto. Em vista disso, o profissional deve possuir competências de gestão que deem segurança quando surgirem problemas e manter a calma em contextos estressantes. Também é importante conseguir tomar decisões de maneira rápida e assertiva.

Essas são algumas características essenciais para um gestor de projetos. Ainda que você não possua todas as habilidades, se há um interesse na área, procure um curso de especialização e use técnicas de estudo para aprender o que for necessário. Com a prática e o empenho, a maioria dessas qualidades podem ser desenvolvidas.

7. Qual a diferença entre gestor e gerente de projetos?

Você sabia que gestor e gerente de projetos não são a mesma coisa? Ainda que os dois profissionais lidem diretamente com as iniciativas de uma organização, eles não possuem os mesmos poderes. No entanto, isso não quer dizer que um seja mais competente do que o outro.

A principal diferença é que um gerente tem autoridade e pode demitir um colaborador caso não apresente rendimento adequado, tenha muitas ausências ou não esteja comprometido com a empresa, por exemplo. Já um gestor é responsável pelos resultados da equipe, mas não tem tanta autonomia para dispensar ou contratar um funcionário.

No entanto, de maneira geral, os dois devem administrar os funcionários para que haja a apresentação de resultados. Em empresas maiores, é mais comum a figura do gestor de projetos, já que as hierarquias impedem que todos os cargos de liderança tenham autoridade. Pois, em cargos com funções similares, se todos os líderes pudessem demitir haveria conflitos entre os profissionais. Assim, geralmente, há mais gestores do que gerentes nas organizações que são classificadas por funções.

Cada vez mais, as empresas têm compreendido a importância da gestão em projetos na manutenção da competitividade do negócio e no alcance eficiente dos objetivos corporativos. Se você acredita que tem perfil para trabalhar na área, tem interesse em mudar de carreira ou o seu trabalho tem demandado uma especialização no setor, vale a pena fazer um MBA em Gerenciamento de Projetos. A pós-graduação elaborada pela MRH, conveniada da Fundação Getúlio Vargas (FGV), é uma excelente opção para melhorar suas habilidades como gestor.

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